未来電子事業部Z責任者の岡田です。
仕事の際に使えるフロー思考法をご紹介いたします。
一学生の感じたことになりますので、拙い内容かもしれませんが、優しい目(?)で読んでいただけると幸いです。
作者プロフィール
名前：OKA
大学：京都大学
学年：3回生（3年生）
仕事：インターン生の人事
仕事がうまくいかない時の原因の見つけ方
まずは様々な具体例から入っていきます。
例えば、自分がチームリーダーだった際に、期限管理ができないメンバーが自分のチームにいる場合はありませんか？
メンバーがタスクの期限を切らす
→上司から怒られ、対応を迫られる
→チームリーダーの自分が余裕がないのに、責任を取って行わなければならない…
→メンバーにキツく当たってしまう
→関係悪化+メンバーに何がいけなかったのかが伝わっていない
→再度繰り返す
ということがあるかもしれません
こんな時に、落ち着いて、原因を網羅的に挙げてみましょう
メンバーと一緒(または個人)で原因を探し、その原因への改善策を的確にメンバーに伝えることで、改善の可能性が高まります。
例題：期限が切れた理由は？
ここでは、期限が切れるまでのフロー(流れ)を考えてみます(一連の流れにすることで、原因の漏れがなくなる)
①チームにタスクが振られる
↓
②チームリーダーからメンバーにタスクを渡す(期限1週間前)
↓
③タスクの期限リマインドが来る(期限前日)
↓
④期限が切れる
この4つの工程の中に、原因があるはずです。
原因は1つではありません。
今回はフローで考えているので、原因は①から順に考えていくと良いでしょう。
①〜④での具体的な原因をご紹介します。
今回は原因となり得る対象者として、上司・チームリーダー・メンバーの3名がいます。
①チームにタスクが振られる
での原因
・タスク量が過剰すぎる(上司)
・タスクの内容が曖昧(上司)
・タスクの期限記載ミス(上司)
など
②チームリーダーからメンバーにタスクを渡す(期限1週間前)
での原因
・タスク量が過剰すぎる(チームリーダー)
・メンバーにタスクの内容がうまく伝わっていない(チームリーダー)
・タスクの期限記載ミス(チームリーダー)
など
③タスクの期限リマインドが来る(期限前日)
での原因
・リマインド時のタスクの期限などの記載ミス(チームリーダー)
・リマインドを見ていない(メンバー)
・そもそも期限までタスクを溜め込んでいる(メンバー)
などの
④期限が切れる
での原因
・急な体調不良(メンバー)
・ギリギリから始めて間に合わない(メンバー)
・他の休養が入る(メンバー)
・タスクに質問箇所がある(メンバー)
など
今回は一例ですが、原因はまだまだあるかと思います。
頭の中に考え得る原因を並べた上で、今回の原因はなにであったのかを判断しましょう。
例えば、今回1番の原因がリマインドを見ていないことであるとします。
この場合、そのメンバーにあったリマインド方法を探しましょう。
例として、ChatWork(仕事のツール)をそもそも見ていないことが原因であれば、ChatWork以外のツールを使う、ChatWorkに通知をつけるなど。
ChatWorkは見ているけど、グループでの連絡では見落としがあるのならば、個人で連絡するなど。
今回ご紹介するフロー思考法は以上です。
簡単に原因を発見できますので、ぜひ実践してみてください。
ここからは練習してみましょう
練習タイム
フロー思考法の練習をしてみましょう。
3問くらい実際起こりそうな内容を共有するので、どのような流れでA〜Cの現象が起こるのか考えてみてくださいね。
A.メンバーからの返信が遅い、ChatWork(仕事のツール)で連絡をして、返信が来るのは2日後とか
B.自分では会社に貢献しているはずなのに、昇格できない
C.メンバーがミスをしてしまい、感情に任せて、怒ってしまう
(シンキングタイム…)
練習問題の解説
考えていただいたものについて、簡単に解説します。
解説といっても、私が考えたことですので、もっと良い考え方もあるはずです。
A.メンバーからの返信が遅い、ChatWork(仕事のツール)で連絡をして、返信が来るのは2日後とか
例:返信をするまでのフロー
①メールが来る
↓
②メールが来たと表示される
↓
③内容を確認する
↓
④返信する
例えば、②メールが来たと表示される、の部分の原因としては、
・通知音がない
・そもそも通知が来ないようになっている
・パソコンをあまり開かない
などです
パソコンをあまり開かないが原因であれば、スマホにChatWorkを入れて、通知をオンにすることで改善されるはずです。
B.自分では会社に貢献しているはずなのに、昇格できない
例:昇格するまでのフロー
①良い業務を行う
↓
②昇格希望を出す
↓
③上司が空いている枠に対して、昇格者を決める
↓
④昇格する
例えば、③上司が空いている枠に対して、昇格者を決める、の部分の原因としては、
・空いている枠がない
・優秀な他の人がいた
・評価基準を意識できていなかった
などです。
優秀な他の人がいたことが原因であれば、昇格している人の特徴を探し、その特徴に自分が当てはまっているかを探しましょう。
C.メンバーがミスをしてしまい、感情に任せて、怒ってしまう
例:メンバーのミスに感情的に怒るまでのフロー
①メンバーに仕事の依頼をする
↓
②メンバーが仕事を行う
↓
③ミスが発覚
↓
④何かしら自分の中で納得がいかないことがある
↓
⑤感情的に怒ってしまう
怒らないためには、この①〜⑤のどれかが改善されればよいので、
①に対して、ミスしない人に任せる
②に対して、仕事の進捗を適宜確認する
④に対して、
・自分の仕事が増えるのが原因で怒ってしまう→ミスして仕事が増える前提で自分の仕事量を調節する(そもそも多めに仕事を任せておく)
のような改善方法があります。
さいごに
今回は、原因をフロー思考法で考えるということをお伝えしました。
どのような事象にも当てはまるわけではないですが、意外と使えます。
原因追求に困ってしまう方はぜひ参考にしてみてください。
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