「大学の授業をどうしても欠席しなければいけなくなった」
「教授に欠席の理由を伝えたいけれど、どうメールを作成したら失礼に当たらないだろう」
教授に、言いづらいことをテキストで伝えるのは中々難しいことですよね。
今回は、大学を欠席する理由をメールで伝える際のマナーや流れ、知っておくと得をする知識などをご紹介します。
メールを作成する上で踏まえておきたい基本のマナーをご紹介します！
まず、メールに必要な項目である、宛名、氏名、件名は絶対に書きましょう。
件名を書かずに送信してしまう人も多いですが、件名がないメールは迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もあります。
また、大学の教授は1日に数えきれない量のメールを受け取っていることも多く、メールを件名だけでチェックしている方も少なくありません。
したがって、件名が書かれていないメールを開封すらしてくれない可能性があるのです。
次に、本文中で気をつけたいマナーを紹介します。
守るべきメールマナーは以下の3つです。
・余計なことは書かずにシンプルにかく
・言い訳を長々と書かない
・冒頭で結論を言う
上記の全てに通じることですが、教授は基本的に1つのメールに対して多くの確認時間を避けません。
よって、時系列で休む理由を延々と説明されたり、無駄に謝罪が多かったり、結論がいつまで経っても出てこないとイライラしてしまう可能性があります。
メールを作成する際は、結論をしっかり書き、その後に理由を簡潔に述べることを意識しましょう。
大学を欠席する際のメールの本文中の流れをご紹介します！
この項では、メール本文の基本的な流れを解説します。
最初の段落には相手の名前と敬称、次の段落に自分の軽い自己紹介を入れましょう。
多くの教授は、一度に数十人から数百人の生徒を受け持っているため、名前だけでは特定しきれない可能性があります。
したがって、学部や専攻、休む授業の曜日や時間まで記載すると良いでしょう。
次の文は、お礼の一言から始めましょう。
最初に結論を書けと前述しましたが、ビジネスメールでは自分の伝えたいことの前にワンクッション必要です。
相手の名前の次に自分の専攻や名前を名乗ったら、「お世話になっております」と言うようなお礼の言葉を続けましょう。
そして、ここで言いたかったことを伝えます。
前述したように、ダラダラと言い訳を言うのではなく、休むことを記載した後で、理由やそうするに至った背景を書きましょう。
最後に、提出物の有無を確認しましょう。
欠席する日の授業で提出物があるとしたら指示して欲しいという内容を加えると、授業に対するやる気があることが伝わるでしょう。
ただし、教授によっては、出席しないと提出物を受け取ってくれなかったり、いちいち教えてくれなかったりする方もいますし、そこは人それぞれです。
そのような場合は、同じ講義を受けている友達にも課題の有無や授業内容などを確認すると良いでしょう。
私の経験上早くからしてやっておけばよかったと思うことをご紹介します！
まず、大前提として大学は欠席しない方が良いです。
その上で、どうしても休むとなったとき、事前に連絡があるかどうかは今後の成績評価に大きく関わるでしょう。
また、当日よりは前日、前日よりは先週というように元から欠席せざるを得ないことがわかっている場合は早めに連絡すべきです。
早く連絡するためにやっておいた方がいいことを3つ紹介します。
1つ目は講義を担当してくれる教授のメールアドレスは留めておくことです。
連絡が必要になってから、メールアドレスを探したり友達に聞いていたりしては、タイムロスで最悪の場合間に合わない可能性もあります。
2つ目は、本文のテンプレートを事前にパソコンやスマホに登録しておくことです。
メール機能には、テンプレートを保存しておけます。
特に、お礼の言葉や軽い自己紹介は毎回同じように書かなければならないので、その手間を減らすだけでもメールを書くハードルは下がります。
3つ目は、自分でスケジュールをしっかり管理し普段から積極的に授業に参加することです。
私の周りでも、手帳やスマホのカレンダー機能でスケジュールを管理している人はやはり多いです。
自分で常に管理することによって、ダブルブッキングは避けられるので長いスパンで自身のスケジュールを知っておくようにすると良いでしょう。
まとめ
マナーを守ったメールが書けるというスキルは、大学卒業後も役立ちます。
この記事を参考に、大学での成績も良く保ち、社会人としてのマナーも身につけてもらえたら幸いです。
