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こんにちは、インターンの海地です。

 

社会人の皆さんならもちろんですが、学生のみなさんも日々ミーティングをする機会はあるのではないでしょうか?

 

ミーティングって、その場にいるメンバーの時間を合わせてしますよね。

時間がなかなかとれないのにそこの時間を割いてミーティングに当てているわけです。

 

それなのに・・・

 

話し合いがぐだぐだになってしまって何も決まらない。

無言の時間。

あれ、この時間みんな何してるの?

今日って何のために集まってるんやっけ?

あー、早くタスクにとりかかりたいなぁ・・・

なんもせーへんのやったら帰りたい〜

 

こんな感じになったことないですか?

 

話し合った結果、ぐるぐるしてしまったというのなら意味のあるミーティングでしょう。

周りながら少しずつ核心に近づいているのだと思います。

 

ですが!

無言の時間がつづくミーティングなんて、時間の無駄でしかないです。

 

そこで、

 

意味のあるミーティングにするためにも最低限しておきたい5つのことをまとめました。

 

1、役割を決める

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よく言われるのがファシリテーター(進行役)を決めておくこと。

なんとなくこの人が役職も上だし、いつも仕切っているし・・・

という感じでファシリテーターを決めていない場合、無言の時間ができたりしやすいです。

 

はっきりと、進行役を決めておく方がいいでしょう。

また、議事録をとる書記など、必要だと思う役割は最初に決めておきましょう。

 

多分あの人がやるだろう・・・という曖昧なのは

ぼやけたミーティングを生む原因になります。

 

2、スケジューリングする

ミーティングは何かのプロジェクトがあってのもの。

プロジェクトからの日時を逆算して、この日までに◯◯を決める

ということを予め決めておきましょう。

 

そうすることで、決まらないからといってだらだらと時間をすごすこともなくなります。

 

限られた時間の中でどれだけのパフォーマンスができるか、が大切です。

 

3、事前準備は徹底的に

日時が決まり、その日のテーマが決まれば後は事前準備です。

ミーティングの質は事前準備の質にかかっています。

 

自分が調査しなければいけないことに対する調査は120%行う。

そして、それを限られた時間の中でメンバーに共有できるようにする。

 

分析や今回のプロジェクトにどう関係するのかという仮説検証。

 

ここまでしようと思ったら、ミーティング時間よりも時間がかかるでしょう。

ミーティング数分前にざっと資料集めをしていたのでは意識にかけています。

 

4、次回までの宿題を作る

ミーティングのスケジューリングをしていても、どうしてもその日のうちに決まらないことも出てくるでしょう。

また、予想外のポイントで行き詰まることもあると思います。

そうなった時は、ミーティングをつづけてもあまり良い結果は期待できません。

 

次回までの宿題として、各自調べてくること、考えてくることを決めて

ミーティングを終える方がいいでしょう。

 

5、全員揃わなくてもする

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大人数になればなるほど、全員集まるのは難しくなります。

全員集まれる日を探して、全然ミーティングできないということになってしまったらもったいないです。

 

最低でも何人集まったらする、ということを決めておいて、

参加できない人はスカイプや電話会議システムなら参加できるのか、

それでも参加できないのなら、事前に資料を共有してもらったり、

ミーティング内容をどう共有するのか考える方がいいでしょう。

 

長時間のミーティングをするよりも、

一定の間隔で集まるほうがサクサク物事が決まると思います。

 

おわりに

いかがでしょうか?

これらは、今まで何十回も未来会議などのミーティングをしてきた中で、

いいミーティングと、意味のないミーティングだったと感じたものの原因を自分なりに分析したものです。

 

一つでもできていないものがあったら、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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海地円香
海地円香

コミュニケーションチームインターン

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