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HOME > BLOG > 無駄なミスや情報漏れを無くすためのタスクの振り方

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コーポレイトサイトのブログ初更新!!!
西です。

創業期は役員のみでメンバーは3人でした。
今思えばかなり少数ですね笑

だんだんと会社の仲間が増えるにつれ、
現場の仕事からマネジメント領域の仕事へと役割が増えてきました。

メンバーのマネジメントに尽力している毎日ですが
振り返ればたくさんの失敗を繰り返してきたように思います。

今回はそんな試行錯誤の日々を振り返りながら

「仕事の振り方」について書きたいと思います

タスクの振り方が間違えていた

基本的に、失敗が起きる時には全て
当事者意識の欠落にあります。

メンバーが1桁のときの社内は、メンバーの当事者意識も高く
タスクを依頼された人が、依頼主に細かく確認をして
タスクに取りかかっていました。

しかし、メンバーが2桁超えたあたりから2:6:2の法則ができて、
当事者意識が欠けているメンバーにタスクを依頼したとき
勝手な判断で仕事を進めるといったことが起こり
結果的にミスが発生します。

そしてその時、よく起こるのが次のような会話です。

タスクを依頼したメンバー 森高
タスクを依頼されたメンバー 久保田(金髪)

この案件は○○でお願いします

わかりました。完成しました。

伝えた内容と違うよ。この部分を修正して。

○○と思っていました。修正します。

根本的にタスク依頼の仕方が間違えているので、
こういった無駄なコミュニケーションが発生します。

タスクの振り方について

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※当社コーポレイトサイトのVISIONのページに記載している文字です。

全ては見える化

当社は
①メディアチーム(営業)
②クリエイターチーム(プログラム・デザイン)
③CRMチーム
④コミュニケーションチーム
の4つのチームがあり、1つのタスクに複数のチームが
関わることが多々あります。

当然ですが、複数のチームが交わるほどミスが発生します。
理由は当事者意識が欠けて、他のメンバーに頼ってしまうからです。

そこで重要になるのが進捗状況です。

エクセル等で権限と役割を明確にして、

誰がタスクを止めているのか?

を常に見える化します。

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そうすることで、当事者意識が芽生え劇的にミスが減りました。

基本的に人は他人のせいにするものです。

それは、人は承認の欲求が強く、
否定をされたくない生き物だからです。

しかし、全てを見える化することにより、
権限と責任が明確なため、言い訳もできません。

社内の情報共有ツール等は使うべき

当社では複数のツールを使っていますが、タスクの依頼に関することで
頻繁に利用しているツールを2つご紹介します。

ChatWork

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有名なサービスなので、ご存知の方も多いと思いますが、
弊社ではタスク依頼は全てChatWorkを利用しています。

ChatWorkの良い所は、タスク期限の設定ができて、
タスク依頼された側は完了ボタン一つで相手に完了したことが伝わる。

そして、複数人でとりかかるタスクでは、グループチャットを作成できて
タスクの期限を個別に設定ができるので、タスク漏れも防げます。

完全に習慣になっているサービスなので、今では絶対やめれません。

Backlog

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二つ目は、Backlogです。
当社ではwikiのみを利用しています。

提供しているサービスが複数あって、
サービス毎、チーム毎にタスクの依頼方法も変わります。

そのため、社内wikiを蓄積することによって、
タスク依頼方法の漏れや、メンバー間での情報共有漏れもなくなります。

タスクの確認はテキストですること

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確認作業は面倒くさいですが、ミスが発生したときの方が
倍以上のコストがかかるので、結果的に確認作業に時間がかかったとしても
時間的コストは必ず下がります。

確認の方法は、口頭ではなくて、テキストベースをおすすめします。
理由は口頭の場合、後にミスが発生したときに
言った、言っていないの水掛け論になるからです。

その為、当社ではしつこいぐらいに
確認等はテキストでして下さいと伝えています。

では、確認するべきことはなにか?

これはシンプルに、
タスクの方向性を理解しているかどうかです。

タスクの方向性を理解せずに、仕事を進めると全く違う仕上がりになったりと、
取り返しがつかないケースもあります。

まとめ

1.社内情報共有ツール等で進捗状況及びタスクの見える化をする
2.タスクを依頼されたメンバーは依頼主に方向性を確認する
3.確認事項はテキストでする

これで、無駄なミスや情報漏れ等が少なくなればと思います^^

ありがとうございました!!!

あなたの清きコメントもお待ちしております!

この記事を書いた人
西 光弘
西 光弘

専務取締役/COO

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